Recepționarea unei facturi greșite prin Spațiul Privat Virtual (SPV) poate crea confuzii, dar există câteva măsuri clare pe care le poți lua pentru a rezolva situația eficient. Citește acest articol pentru a descoperi care sunt pașii pe care trebuie să-i urmezi, precum și despre alte situații cu care firma ta se poate confrunta în contextul noilor reglementări în înregistrările contabile.
Facturi emise greșit: cum le gestionezi
Potrivit ANAF, dacă primești o factură care nu este destinată firmei tale, nu este necesar să o înregistrezi în contabilitate. Este important să notifici furnizorul în legătură cu eroarea și să aștepți stornarea acesteia. Dacă furnizorul nu acționează, factura nu poate fi considerată validă pentru contabilitate.
Dacă o factură a fost transmisă cu erori, de exemplu cu opțiunea „taxare inversă” activată din greșeală, este necesar ca emitentul să emită o factură de corecție și să trimită versiunea corectă. Acest proces asigură că nu apar erori în sistemul contabil sau în raportările fiscale.
Tranzacții internaționale și RO e-Factura
Pentru serviciile prestate în afara teritoriului României, facturile nu trebuie transmise prin sistemul RO e-Factura. Această regulă se aplică pentru serviciile logistice de manipulare și transport desfășurate în afara granițelor țării. În cazul în care bunurile sunt manipulate pe teritoriul României, facturile trebuie să fie transmise prin acest sistem.
Facturi pentru asociații și fundații: Termene și obligații
Asociațiile și fundațiile nu sunt obligate să folosească sistemul e-Factura până la 1 iulie 2025, însă au opțiunea de a se înregistra voluntar între 1 iulie 2024 și 30 iunie 2025. În această perioadă, furnizorii nu au obligația să transmită facturi prin SPV pentru aceste organizații, decât dacă acestea s-au înregistrat voluntar.
Eroare la descărcarea facturilor din SPV
Uneori, facturile descărcate din SPV pot apărea ca o pagină albă, ceea ce indică de obicei o eroare de codificare. În general, aceasta apare atunci când facturile sunt încărcate cu codul greșit, cum ar fi codul 381 în loc de 380. Pentru a remedia situația, este necesar ca furnizorul să corecteze factura și să o retrimită cu codul corect.
Facturile de discount și de decontare: Transmiterea prin e-Factura
Facturile care conțin reduceri de preț sau care sunt emise pentru decontări nu trebuie transmise prin sistemul e-Factura. Aceste tipuri de facturi nu sunt considerate livrări de bunuri sau prestări de servicii și, prin urmare, nu intră sub incidența obligațiilor de transmitere electronică.
Modificarea unei facturi după transmiterea în e-Factura
Dacă o factură a fost transmisă inițial cu codul 380 și ulterior se fac modificări, aceasta trebuie stornată și retrimisă cu noul cod, de exemplu, 384. Utilizarea codului corect este esențială pentru a evita erori în sistem și pentru a asigura validitatea fiscală a facturii.
Deducerea cheltuielilor din facturile netransmise prin e-Factura
După 1 iulie 2024, furnizorii sunt obligați să transmită facturile prin sistemul e-Factura. Dacă primești o factură fizică ce nu a fost încărcată în SPV de către furnizor, aceasta nu poate fi înregistrată în contabilitate și cheltuiala nu va fi deductibilă fiscal.
